コラム

 公開日: 2013-09-11  最終更新日: 2013-09-23

信頼度アップ! 『外出の常識』・・基本!

おはようございます。今日で、2年6ヵ月になりました。あの東日本大震災から経ちました。
また、9・11アメリカ国の犠牲になられたことにも忘れられない日です。
改めて、追悼の意を申し上げます。

本日の常識は忘れているビジネスの「基本」です。

【 外出の常識 】
◆ ホワイトボードへの書き込みを忘れずに!

取引先へ出向くときなど、外出するときには「○○社へ行ってまいります」と
上司や周囲の人に断ってから出かけます。
ホワイトボードなどに、それぞれの一日のスケジュールを書き込む「習慣」です。
外出するときは、忘れずに書き込んでおきます。
ホワイトボードには、外出先と何時に戻るのか、その予定時刻もきちんと書き込んでおきましょう!

♦ 不在のときの電話フォロー
外出中に電話が入るのが事前にわかっているなら、先輩や周囲の人にそのことを伝えて、
対応をお願いしておきます。
しかし、あくまでも自分の仕事であることを忘れずに!
何もかもではなく、「最低限」の連絡事項のみ依頼します。

♦ 長引くときは「会社」に必ず連絡
外出が予定より長引きそうなときには、早めに会社に連絡して、戻り時間が何時頃になるのか伝え直します。
このとき不在中の電話などがあれば聞いておきましょう。
すぐに電話をかけ直したほうがいい用件は、外出先でも電話しておいたほうがいいでしょう。

♦ 不在時の伝言マナー
「戻る時間が遅れそうなので」という連絡を受けた人は、ホワイトボードの戻り予定時刻を、書き直しておきましょう。
不在中のついてたずねられたら、デスクの上においてある伝言メモの内容をすべて伝えます。
「これは今伝えなくても」と「勝手」に判断するのは間違いのもと。
伝え終わったらメモには「○時○分済み」などと、目立つように書き込んでおきます。

外出していた人は、社に戻ったときは「ただいま戻りました」と上司や周囲の人に伝え
ホワイトボードに書き込んだものを消しておきます。

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